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Aprende in english: ¿Cómo escribir un mensaje fuera de la oficina?

Aprende in english: ¿Cómo escribir un mensaje fuera de la oficina?

A menudo ocurre que estando de vacaciones o de permiso prolongado, los clientes continúan escribiéndote. Aprender in english a generar respuestas fuera de la oficina sirve para notificar que estás ausente cuando te desenvuelves en un entorno internacional.

Lo más correcto es avisar para que sepan a qué atenerse y ofrecerles un método de contacto alternativo. La comunicación es fundamental a fin de mantener buenas relaciones. Incluso, para poner límites en caso de necesitar un descanso o resolver un asunto personal.

Algunos usuarios no entienden que tienes asuntos privados qué atender. Por eso, reclaman una atención de 24 horas por 7 días. Las contestas automáticas son bastante útiles en estos casos. Y demuestran tu grado de responsabilidad.

La idea es ofrecer una explicación sobre tu falta de disponibilidad temporal. De esa forma, no se sentirán abandonados y los negocios seguirán fluyendo mientras no estés en tu puesto de trabajo.

Aprender in english – Etiqueta laboral

Los mensajes “out of office” forman parte de las normas básicas que implementan muchas empresas y trabajadores autónomos. Su objetivo es trasmitir una buena imagen frente a clientes y colegas. Sobre todo, cuando es necesario poner en pausa las labores cotidianas.

Sería irresponsable y en cierto modo de mala educación, no notificar a los demás que estás pensando pasar unos días fuera del ambiente de trabajo, o ya lo estás. Bien sea por irte de vacaciones, estar de reposo debido a una enfermedad o cualquier otro motivo. 

Si te escriben y no obtienen respuesta, lo más seguro es que se creen conjeturas. Eso podría ocasionarte problemas incluyendo la pérdida de clientes. Una consecuencia de este tipo afecta tanto a la empresa como a tu imagen profesional.

Por tal razón, conviene mantener informadas a las personas con las que te relacionas, mediante estas etiquetas de trabajo. Básicamente, consisten en una respuesta automática que envías por correo electrónico informando la situación.

Aprender in english a redactar respuestas ideales

Aprender in english a elaborar textos concretos, ayuda a que tus contactos internacionales no te molesten mientras estás fuera. Y a que tampoco sientan que les estás haciendo perder su tiempo o los dejaste sin saber a quién recurrir.

El email es la vía idónea para responderle a la gente del extranjero. Aunque los mensajes de texto y por WhatsApp están de moda, son más indicados para comunicarte con personas menos distantes  que no usan el correo.

Lo mejor es escribir algo conciso que indique el motivo de tu ausencia y el tiempo durante el cual no estarás disponible. Además, debes incluir los datos del colega que se encargará por ti de los asuntos pendientes o emergencias.

No hace falta proporcionar detalles de tu vida personal, pero sí una explicación clara y precisa acerca de tu ausencia. De esa forma, les demuestras a los clientes que son importantes para ti y ofreces la opción de aguardar tu regreso o seguir trabajando con la otra persona.

Aprender in english – El contenido de la comunicación

Las respuestas automáticas varían dependiendo de la persona a la que van dirigidas. Por tratarse de un asunto relacionado con el trabajo, debes cuidar el tono. A menos de que el destinatario sea un amigo o compañero muy cercano, emplea un lenguaje formal. 

Asimismo, evita el uso de frases demasiado coloquiales o abreviaturas. Por ejemplo: “Estoy fuera de la oficina” / “I`m out of the office”; “Estoy de vacaciones” / “I`m on vacation”. O formas contraídas, tales como “Soy”/”Am” o “Lo haré” /”I will”.

Comienza con un saludo seguido de una expresión de agradecimiento. Ej: “Hola, gracias por contactarme” / “Hellow, thank you for contacting me”. El resto del mensaje debe ser breve y directo para dar a conocer rápidamente que no estás accesible.

Es importante mencionar cuándo volverás y quién atenderá los asuntos en tu lugar. Por ejemplo: “Hola, gracias por tu correo. Me encuentro de permiso hasta el 5 de abril. Comunícate con Juan Mendoza en mi ausencia”.

Modelos de mensaje “out of the office”

Hay diversas maneras de redactar este tipo de información. En un tono casual sería: ¡Hola! Estoy de vacaciones en este momento. Intentaré comunicarme contigo más tarde. ¡Hasta pronto! /¡Hi!, I`m on vacation right now. I will try to communicate later. ¡See you soon!

También puedes hacerlo de este modo: “Hola, gracias por el contacto. Estoy fuera de la oficina. Intentaré comunicarme con usted lo antes posible”. / “Hello, thanks for the contact. I will try to contac yoy as soon as posible”.

Y agregar, por ejemplo: “Si es una emergencia, escriba a esta dirección (correo) o llame al señor Zurimendi a este número …” / “If it is an emergency, please write to this address  (mail) or call Mr. Zurimendi at this number…”.

Este es otro modelo: “Hola, estoy fuera de la oficina ahora. Si su mensaje es urgente o desea comunicarse con otra persona, envíe un mail a…” “Hi, I`m out of the office right now. If your message is urgent or you want to communicate with another person, senda n email to…”

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